Kiến thức cơ bản về quản lý Hành chính – Nhân sự

Hành chính – nhân sự vẫn luôn là một trong những yếu tố có vai trò quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp, tác động trực tiếp đến năng suất làm việc và hiệu quả của các hoạt động kinh doanh. Chính vì thế mà quá trình Đào tạo nghiệp vụ HR: Hành chính – Nhân sự cần nhiều thời gian và công sức để có thể đảm bảo chất lượng làm việc của đội ngũ nhân viên, trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu một số kiến thức cơ bản về nghiệp vụ HR, giúp các doanh nghiệp có thể quản lý quy trình làm việc của tổ chức một cách hiệu quả hơn.

Đào tạo nghiệp vụ HR: 5 Kiến thức cơ bản về quản lý Hành chính – Nhân sự

Tuyển dụng và lựa chọn

Đầu tiên, tuyển dụng và lựa chọn vị trí phù hợp cho nhân viên được cho là những yếu tố dễ thấy nhất của lĩnh vực Nhân sự. Tất cả chúng ta đều phải trải qua các cuộc phỏng vấn với các bộ phận HR trước khi chính thức làm việc cho bất kỳ công ty nào.

Tuyển dụng ứng viên và lựa chọn những ứng cử viên có năng lực tốt nhất đến và làm việc cho công ty là trách nhiệm quan trọng của người làm nhân sự. Bởi vì con người là mạch máu của tổ chức và việc tìm kiếm những người phù hợp nhất sẽ tác động đến chất lượng làm việc của cả một tổ chức.

Yêu cầu tuyển dụng mới thường bắt đầu khi một công việc mới được tạo ra hoặc một công việc hiện có cần bổ sung thêm một số lượng nhân viên nhất định. Người quản lý trực tiếp sau đó sẽ gửi bản mô tả công việc cho bộ phận nhân sự và bộ phận nhân sự bắt đầu tuyển dụng ứng viên.

Trong quá trình này, HR có thể sử dụng các công cụ lựa chọn khác nhau để tìm ra người tốt nhất để thực hiện công việc. Chúng bao gồm các cuộc phỏng vấn, đánh giá, kiểm tra tài liệu tham khảo và các phương pháp tuyển dụng khác .

Đôi khi, trong trường hợp có quá nhiều ứng viên, bộ phận nhân sự có thể triển khai các công cụ lựa chọn trước. Những công cụ này giúp “tách lúa mì ra khỏi vỏ trấu” trước khi bắt đầu lựa chọn các ứng viên phù hợp. Các ứng viên thành công sau đó tiếp tục vào vòng tiếp theo, nơi họ được phỏng vấn và nhận được đánh giá chuyên sâu hơn.

Quản lý hiệu suất

Một khi nhân viên đã có mặt trong bộ máy làm việc của công ty thì cũng là lúc việc quản lý hiệu suất trở nên quan trọng. Quản lý hiệu suất là điều cơ bản thứ hai về nhân sự. Nó liên quan đến việc giúp mọi người trở thành bản thân tốt nhất của họ trong công việc, thúc đẩy lợi nhuận của công ty.

Thông thường, mỗi nhân viên sẽ có một nhóm trách nhiệm cụ thể mà họ cần phải đảm nhận. Quản lý hiệu suất là một cấu trúc cho phép nhân viên nhận được phản hồi về hiệu suất của họ – để đạt được hiệu suất tốt nhất.

Thông thường, các công ty làm việc với chu kỳ quản lý hiệu suất hàng năm, bao gồm việc lập kế hoạch, giám sát, đánh giá và khen thưởng hiệu suất của nhân viên. Kết quả của quá trình này cho phép phân loại nhân viên theo hiệu suất và tiềm năng cao so với thấp.

Quản lý hiệu suất thành công là một trách nhiệm được chia sẻ giữa bộ phận nhân sự và ban giám đốc, thông thường người quản lý trực tiếp là người dẫn dắt và hỗ trợ bộ phận nhân sự.

Một số lợi ích mà Quản lý hiệu suất mang lại bao gồm: Nhân viên được phát huy hết khả năng của mình, nâng cao hiệu quả, tính bền vững và tỷ suất lợi nhuận của doanh nghiệp. Những nhân viên thường xuyên làm việc kém hiệu quả có thể không phù hợp với vai trò của họ hoặc văn hóa công ty và cần có biện pháp xử lý phù hợp.

Lập kế hoạch kế nhiệm

Lập kế hoạch kế nhiệm là quá trình lập kế hoạch dự phòng trong trường hợp nhân viên chủ chốt rời công ty. Ví dụ, nếu một nhà quản lý cấp cao quan trọng nghỉ việc, việc chuẩn bị sẵn người thay thế sẽ đảm bảo tính liên tục và có thể tiết kiệm đáng kể cho công ty.

Lập kế hoạch kế nhiệm thường dựa trên xếp hạng hiệu suất và nỗ lực L&D. Điều này dẫn đến việc tạo ra một nguồn nhân tài. Đây là một nhóm các ứng viên có đủ năng lực và sẵn sàng để lấp đầy các vị trí (cấp cao) trong trường hợp có người rời đi. Xây dựng và nuôi dưỡng hệ thống này là chìa khóa để quản lý nhân sự tốt.

Cơ chế phúc lợi

Một trong những điều cơ bản khác của HR là lương thưởng và phúc lợi. Chế độ đãi ngộ công bằng là chìa khóa trong việc tạo động lực và giữ chân nhân viên. Một trong những nguyên tắc cơ bản của quản lý nguồn nhân lực liên quan đến trả lương là đảm bảo công bằng.

Đưa ra đề nghị trả lương phù hợp là một phần quan trọng trong việc thu hút nhân tài tốt nhất. Điều này phải được cân bằng với ngân sách và tỷ suất lợi nhuận của công ty. Bộ phận nhân sự nên giám sát việc tăng lương và đặt ra các tiêu chuẩn khen thưởng.

Bên cạnh đó còn có các chế độ bồi thường bao gồm bồi thường chính và bồi thường thứ cấp. Thù lao chính bao gồm tiền được trả trực tiếp cho công việc, thường là tiền lương hàng tháng và đôi khi là lương dựa trên hiệu suất. Lợi ích phụ là tất cả các phần thưởng phi tiền tệ. Điều này có thể bao gồm thêm ngày nghỉ, thời gian làm việc linh hoạt, lương hưu, ô tô và máy tính xách tay của công ty hoặc các hoạt động củng cố tinh thần cho nhân viên v.v.

Mục tiêu ở đây là khen thưởng mọi người theo những cách riêng để thúc đẩy họ làm việc năng suất hơn.

Thống kê và phân tích Dữ liệu nhân sự

Nguyên tắc cơ bản cuối cùng về nhân sự xoay quanh dữ liệu và phân tích. Trong nửa thập kỷ qua, nhân sự đã có một bước tiến lớn theo hướng phát triển chủ yếu dựa trên các nền tảng dữ liệu.

Hệ thống Thông tin Nguồn nhân lực mà chúng ta vừa thảo luận về cơ bản là một hệ thống nhập dữ liệu. Dữ liệu trong các hệ thống này có thể được sử dụng để đưa ra các quyết định tốt hơn và sáng suốt hơn.

Một cách dễ dàng để theo dõi các dữ liệu quan trọng là thông qua các chỉ số KPI nhân sự. Đây là những phép đo cụ thể để giải thích cách mà một công ty đang thực hiện công việc, được gọi là báo cáo nhân sự .

Báo cáo này tập trung vào trạng thái hiện tại và trong quá khứ của tổ chức. Sử dụng phân tích nhân sự, bộ phận nhân sự cũng có thể đưa ra dự đoán. Các ví dụ bao gồm nhu cầu về lực lượng lao động, ý định thay đổi nhân viên, tác động của trải nghiệm ứng viên (tuyển dụng) đối với sự hài lòng của khách hàng và nhiều yếu tố khác.

Bằng cách chủ động đo lường và xem xét dữ liệu này, HR có thể đưa ra nhiều quyết định dựa trên dữ liệu hơn. Những quyết định này thường khách quan hơn, do đó dễ dàng tìm được sự hỗ trợ của ban lãnh đạo đối với những quyết định này.